نامه با قطع کوچک در لابه لای صفحات پرونده پوشیده می ماند و نامه با قطع بزرگ از پوشه استاندارد خارج می شود. گردش پیاپی کاغذهای نازک را از بین می برد . مصرف از اندازه های استاندارد مانع از ضایعات وقت برش کاغذ می شود سبب می گردد کاغذها با نوع متداولبقیه کشورها همموزیک ی یابد.
در بخشنامه نخست وزیری در سال 1349 ابعاد اندازه های ذیل را به عنوان استاندارد ابلاغ کرده اند:


نامه های اداری آماده

قطع ( A3 ( 297-420 برای جدول ها / نمودارها / صورت های مالی بزرگ

قطع (210-297) A4 ویژه نامه های بیش از 5 سطر کوچک

قطع (148-210) A5 ویژه نامه های کمتر از 5 سطر کوچکتر

قطع ( 105-148) A6 بدون سر لوحه برای مبادله یاد داشت اداری


جهت حفظ شکل همموزیک نامه ها راحتی بایگانی آنها در پوشه - بدون آنکه کلمات حاشیه در زیر فنر پوشه پنهان بماند - بایستی در نوشتن نامه ، فاصله حواشی را - در اولین صفحه قطع بزرگ - به شرح زیر مراعات کرد:

4 سانتی متر از بالای صفحه تا عنوان / 2 سانتی متر از عنوان تا اولین سطر متن / 3/5 سانتی متر از سمت راست حاشیه تا سطر اول / 2/5 سانتی متر از سمت راست حاشیه تا سطر دوم / 1/5 سانتی متر از سمت راست حاشیه تا سطر دوم /2/5 سانتی متر حاشیه پایین صفحه تا آخرین سطر نامه جهت دستورها یاد داشتهای درخواستی، در پایین صفحه فاصله معین منظور می شود.

نامه های داخلی

نامه هایی که در داخل یک سازمان بین واحد های مختلف مبادله می شود.

الف) واحد بالا به واحد پایین -------- ابلاغ پیام / دستور / خط مشی/ ایجاد همموسیقی ی

ب) واحد پایین به واحد بالا--------- تقاضا / گزارش

پ) هم عرض ----------- تقاضا

ت) واحد به کارمند---------احکام ماموریت / ترفیع /تشویق / توبیخ

ث) تقاضانامه های خارجی نامه های خارجی مخاطبان گوناگونی دارند، مانند واحد شناخته شده سازمان دیگر ، وزارتخانه یا سازمان دیگر یا شخص حقیقی


نامه های واردی: به نامه ها یی گفته می شود که اشویِژگزینشه حقیقی به وزارتخانه یا سازمان می نویسند.در این نوع نامه ها، ضوابط مربوط به عنوان نویسی نامه های اداری مراعات نمی شود.
---------------------------------------------------------------------------------------------

نمونه نامه واردی1

مدیر محترم اداره کل کارگزینی روش و پرورش استان.........

شماره.....
مورد :درخواست استخدام
تاریخ ....
پیوست.....


با سلام عطف به اگهی مندرج در روزنامه اطلاعات مورخ 85/1/7 این جانب آمادگی را برای پیوستن به گروه روش ی آن اداره کل اعلام می دارم .مدارک لازم در چهار نسخه به همراه این درخواست تگذشته می گردد.
با تشکر -امید کار اندیش
آدرس: تبریز، خیابان قطران،کوچه سوم،پلاک 20شماره تلفن: ...........